Conheça os principais tipos, dúvidas, curiosidades e a importância da emissão de nota fiscal eletrônica para o seu negócio
Todo negócio precisa seguir alguns protocolos essenciais para assegurar ao consumidor uma compra segura, independente do produto ou serviço que ele oferece.
As notas fiscais eletrônicas, por exemplo, além de facilitar a vida do empreendedor, são importantes para assegurar os direitos do consumidor e reforçar a confiabilidade da empresa perante o mercado.
Hoje, é muito comum que a emissão de notas fiscais seja feita de forma automática, através de sistemas e tecnologias, principalmente para agilizar o fluxo no momento da venda e também para evitar erros, informações incompletas ou atrasos que prejudicam a empresa no fisco.
Portanto, se você ainda não emite nota fiscal, ou já emite, mas ainda possui algumas dúvidas, faça a leitura completa do artigo e saiba mais sobre a importância desse recurso para a sua empresa.
O que é, principais tipos e a importância da emissão de NF
A nota fiscal (NF) é um documento obrigatório e muito importante para empresas. Nela, consta o registro das transações de compra e venda de produtos e serviços.
Por parte do consumidor, a NF serve como um comprovante de compra, o que garante os direitos do consumidor e o pagamento, por parte da empresa, do ICMS (Imposto sobre comercialização de produtos e serviços).
Por parte da empresa, a nota fiscal é um documento que garante sua legalidade, bem como é por ela que os empresários conseguem controlar melhor as entradas e saídas de caixa, analisar lucros, equilibrar despesas e verificar impostos pagos.
É importante saber que existem diferentes tipos de NFe, de acordo com o tipo da empresa, como a nota fiscal de produto ou mercadoria, nota fiscal eletrônica de serviços, nota fiscal eletrônica ao consumidor, a nota fiscal complementar e outras.
- 1. Nota fiscal eletrônica (NF-e): modelo para empresas que trabalham no comércio, com a venda de produtos, é o mais comum entre as demais. Ela é utilizada quando há cobrança de ICMS e é obrigatória.
- 2. Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e): ela substitui a Declaração de Serviços e serve para comprovar serviços prestados. Ela é utilizada quando há cobrança de ISS.
- 3. Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e): com esse documento, é possível registrar operações de transporte rodoviário de carga, e é validado com a assinatura digital do vendedor e pelo Sefaz.
- 4. Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e): usada para fins de registro de venda direta ao consumidor final, que substitui o cupom fiscal e a nota fiscal do tipo 2. Ela ajuda na redução de custos de obrigações aos contribuintes e melhora o controle fiscal.
- 5. Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e): emitida por empresas que não são obrigadas a emitir a NFe e possui pouca frequência de venda. Geralmente é emitida pelo site da Sefaz (Secretaria da Fazenda do Estado).
A emissão de nota fiscal é a garantia que as empresas possuem de atuação legal e cumprimento do pagamento de seus tributos de forma correta. Por isso, sua importância para empresas, seja qual for o seu tamanho.
Vantagens de emitir nota fiscal
Além de manter sua empresa regularizada perante os órgãos de fiscalização, emitir nota fiscal traz diversas vantagens competitivas no mercado e benefícios para sua empresa, como:
- Mais economia e redução dos custos
- Regularização e controle fiscal
- Credibilidade perante mercado e concorrentes
- Ganho de produtividade para sua empresa
- Melhor controle fiscal e financeiro
- Confiabilidade de clientes
- Possibilidade de expandir vendas para outros lugares
- Redução de erros, atrasos ou informações duvidosas
Agora que você já sabe das vantagens, cabe entender como realizar esse processo e garantir a credibilidade do seu negócio perante o mercado que, a cada dia, está mais exigente.
Como emitir NFe
O processo de emissão da nota fiscal começa com a aquisição do Certificado Digital, que é uma assinatura eletrônica que valida o documento de cunho fiscal.
Para conseguir esse Certificado, é preciso escolher uma AC, isto é, Autoridade Certificadora, autorizada pelo ICP, Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, que ficará responsável por conferir e validar as informações da empresa.
Feito isso, o próximo passo é credenciar a empresa na Secretaria da Fazendo do estado ou do município em que o seu negócio está situado.
O último passo, porém não menos importante, é instalar um software confiável para fazer a emissão das notas fiscais.
Uma dica importante aqui é contratar nosso sistema de gestão empresarial Datasmart para garantir a segurança das informações e controlar melhor o processo de emissão de NFe.
Outras dúvidas
No caso de perda da NFe, a empresa pode pagar multas que podem chegar a um valor de R$ 1.000, por cada nota eletrônica perdida. Nenhum órgão público realiza a recuperação dessa nota, ou backup do documento perdido.
Então, há a necessidade de um sistema de armazenamento, até mesmo na nuvem, para proteger e guardar esses documentos com segurança, evitando prejuízos maiores.
Outra dúvida, é o cancelamento da nota fiscal eletrônica, devido a algum erro que pode acontecer na emissão, na digitação, cálculo ou apenas da desistência da operação.
Nesse caso, é possível cancelar a NFe em até 24 horas se o fisco autorizou a emissão e se a mercadoria não tiver sido cancelada.
Após esse prazo, também é possível cancelar a NFe mediante pagamento de multa, que pode ser de 1,5% do total da transação cancelada.
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